MyPeopleDoc : vollständiger Leitfaden zum digitalen HR-Tresor 2025

MyPeopleDoc kurz gefasst: Rolle, Kontext und Bewertung

MyPeopleDoc bezeichnet das Mitarbeiterportal und den zugehörigen Tresor, während PeopleDoc die vollständige Plattform zur Verwaltung von HR-Dienstleistungen meint, die heute unter der Marke UKG HR Service Delivery vermarktet wird. Konkret sendet der Arbeitgeber die Dokumente (Lohnabrechnungen, Verträge, Nachträge, Bescheinigungen) an die Plattform, die sie automatisch in jeden Mitarbeitertresor verteilt. Der Mitarbeiter wird per E-Mail eingeladen, erstellt sein Konto und greift dann über das Web oder eine mobile App auf seine Dokumente zu.

Für Unternehmen positioniert sich PeopleDoc/UKG als Baustein der HR-Servicebereitstellung: Dokumentenmanagement, Anfrageportal, HR-Wissensdatenbank, Supportfälle, SLA-Überwachung und Workflow-Automatisierung (Onboarding, Versetzungen, Austritte). Die frühere Marke PeopleDoc ist im Nutzerwortschatz noch sehr präsent, was erklärt, warum die Suchanfragen „mypeopledoc“ und „peopledoc“ auch 2025 noch sehr häufig sind.

Stärken und Grenzen von MyPeopleDoc

MyPeopleDoc hat zur Verbreitung der digitalen Gehaltsabrechnung in Frankreich beigetragen, indem es Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und lebenslangen Zugriff für den Mitarbeitenden kombiniert. Aktuelle Marktstudien zeigen, dass die Nutzung von digitalen Tresoren für HR-Dokumente seit 2023 stark zunimmt, sowohl aufgrund gesetzlicher Vorgaben als auch der Erwartungen der Mitarbeitenden.

• Automatisierte Verteilung: Massenversand der Gehaltsabrechnungen und sofortige Ablage in jedem Mitarbeitenden-Tresor.
• 10 GB Speicherplatz: großzügiger Speicher für Abrechnungen, Verträge und persönliche Dokumente.
• Lebenslanger Zugriff: Der Mitarbeitende behält seinen digitalen Tresor, auch nach Verlassen des Unternehmens.
• Vollständige HR-Nachvollziehbarkeit: Zeitstempel der Ablagen, Empfangsbestätigungen und Protokoll der Vorgänge.
• HRIS-Integration: Schnittstellen zu Gehaltsabrechnung, Zeitmanagement, bestehenden HR-Workflows.
• Integriertes Mitarbeitenden-Portal: Fragen an HR, Wissensdatenbank, personalisierte Formulare.
• DSGVO-Konformität: Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen und anerkannte Sicherheitszertifikate.
• Grenzen: anspruchsvolle Konfiguration, unverzichtbares Change Management und Kosten nur für Arbeitgeber.

Die Hauptgrenze liegt weniger im Tool selbst als im Projektmanagement: Ohne Begleitung der Mitarbeitenden kann die erste Anmeldung mühsam sein, und das Versprechen eines HR-Self-Service-Portals bleibt theoretisch. Erfahrungsberichte betonen außerdem die Bedeutung der Dokumenten-Governance (Nomenklaturen, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsregeln), um das HR-Dokumentenmanagement voll auszuschöpfen.

MyPeopleDoc-Funktionen für Mitarbeitende

Für Mitarbeitende präsentiert sich MyPeopleDoc als elektronischer HR-Tresor, zugänglich über Browser oder mobile App. Nach Aktivierung des Kontos erhält der Mitarbeitende automatisch seine elektronischen Gehaltsabrechnungen und andere HR-Dokumente, sortiert nach Typ und Datum. Er kann auch eigene Dateien (Abrechnungen, Bescheinigungen, Nachweise) hochladen, um alle seine administrativen Unterlagen zentral zu verwalten.

• Automatischer Empfang: Jeder neue digitalisierte Gehaltsabrechnungsbeleg gelangt direkt in den Tresor.
• Ordnerbasierte Ablage: Verträge, Nachträge, Bescheinigungen und persönliche Dokumente getrennt.
• Erweiterte Suche: Filter nach Datum, Dokumenttyp oder Arbeitgeberbezeichnung.
• Einfache Downloads: Export der Dokumente mit wenigen Klicks für eine Bankakte oder einen Mietvertrag.
• Sichere Freigabe: Temporärer Link oder lokaler Download zur Übermittlung eines Nachweises.
• Mobile Zugänglichkeit: Zugriff vom Smartphone aus, nützlich für mobile Arbeitnehmer.

Einer der häufig hervorgehobenen Vorteile ist, dass der Bereich für den Arbeitnehmer kostenlos und lebenslang zugänglich bleibt, auch bei einem Arbeitgeberwechsel. Die mit einem Unternehmen verbundenen Dokumente bleiben gut gekennzeichnet, was die Verfahren bei einer Kontrolle oder einer Bescheinigungsanforderung mehrere Jahre nach dem Ausscheiden erleichtert.

Neuere Leitfäden betonen auch die pädagogische Dimension: Tutorials für die erste Anmeldung, klare Aktivierungs-E-Mails und die Begleitung durch die Gehaltsabrechnung erleichtern die Einführung des Mitarbeiterportals. Mitarbeiter, die mit digitalen Medien wenig vertraut sind, profitieren von einer persönlichen Begleitung bei der ersten Anmeldung, insbesondere an Produktionsstandorten oder in Gesundheitseinrichtungen.

PeopleDoc / UKG HR Service Delivery für HR-Teams

Für die Personalabteilungen geht PeopleDoc – jetzt integriert in UKG HR Service Delivery – weit über die reine Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen hinaus. Die Plattform zentralisiert Mitarbeiterakten, automatisiert Workflows und bietet einen umfassenden HR-Helpdesk: Anfrageportal, Wissensdatenbank, Ticket-Routing, Überwachung der Service-Level.

Die verfügbaren Integrationen mit HR-Systemen wie SAP SuccessFactors oder Workday, aber auch mit Gehaltsabrechnungslösungen, ermöglichen die Vermeidung von doppelten Eingaben und die automatische Befüllung des HR-Digitalarchivs aus bestehenden Systemen. Standard-Connectoren und dokumentierte APIs erleichtern diese Szenarien, während eine zentrale Governance der Dokumente und Rechte erhalten bleibt.

Die meisten Organisationen, die ihr Projekt eines digitalen HR-Archivs erfolgreich umsetzen, kombinieren Dokumentenzentralisierung, Anfrageportale und Workflow-Automatisierung. Marktforschungen zeigen, dass diese Projekte die Zeit für das Auffinden von Dokumenten und die Beantwortung wiederkehrender Mitarbeiterfragen um 20 bis 40 % reduzieren. ite>HR-Digitalisierungsbarometer 2023-2025, Frankreich

Verbindung und tägliche Nutzung von MyPeopleDoc

Erstellung eines MyPeopleDoc-Kontos

Die Kontoerstellung erfolgt in der Regel über eine Einladung des Arbeitgebers: Eine E-Mail oder ein Brief enthält einen Aktivierungslink und manchmal einen Identifikationscode. Der Mitarbeiter gibt seine persönliche E-Mail-Adresse ein, wählt ein sicheres Passwort, akzeptiert die Nutzungsbedingungen und bestätigt seine Anmeldung über einen Validierungslink. Einige Unternehmen aktivieren die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Sicherheit des Zugangs zum Mitarbeiterportal zu erhöhen.

Anmeldung am MyPeopleDoc Mitarbeiterportal

Der Zugang erfolgt klassisch über die öffentliche URL www.mypeopledoc.com oder über einen vom Arbeitgeber übermittelten Link. Der Mitarbeiter gibt seine Benutzerkennung (oft die bei der Aktivierung gewählte E-Mail) und sein Passwort ein, gegebenenfalls auch einen per SMS oder E-Mail erhaltenen Validierungscode. Die Oberfläche ermöglicht anschließend die Navigation zwischen dem Tab „Dokumente“, einem möglichen „HR-Portal“ und den Kontoeinstellungen (Kontaktdaten, Benachrichtigungen, Sicherheit).

• Klassische Anmeldung: Benutzerkennung, Passwort und Authentifizierungscode, falls aktiviert.
• Mobiler Zugriff: MyPeopleDoc-App auf dem Smartphone je nach Bereitstellung.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Benachrichtigung bei jedem neuen Dokument oder HR-Nachricht.
• Präferenzen: Möglichkeit, Sprache, Benachrichtigungen und persönliche Daten anzupassen.

Was tun bei verlorenen Zugangsdaten?

Im Falle eines vergessenen Passworts ermöglicht ein Link „Passwort vergessen“ den Neustart des Zurücksetzprozesses. Wenn der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die zugehörige E-Mail-Adresse hat oder sein Konto nie aktiviert hat, erfolgt das Verfahren über die Personal- oder Lohnbuchhaltungsabteilung des Unternehmens, die eine neue Einladung senden kann. Mehrere praktische Leitfäden weisen darauf hin, dass dieser Schritt häufig vorkommt, insbesondere bei den ersten Einführungswellen des digitalen Tresors, und dass es sinnvoll ist, feste Anlaufstellen oder Tutorials bereitzustellen.

Um Blockaden zu vermeiden, empfehlen digitale Sicherheitsagenturen die Kombination aus starken Passwörtern, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßiger Sensibilisierung der Nutzer. Die Risiken durch schwache oder mehrfach verwendete Passwörter zwischen privaten und beruflichen E-Mail-Konten bleiben einer der Hauptangriffsvektoren. ite>ANSSI, Leitfaden zur IT-Hygiene, 2017; CNIL, Leitfaden zur Sicherheit personenbezogener Daten, 2024

Sicherheit, DSGVO und Konformität des digitalen Tresors

Ein digitaler HR-Tresor verwaltet besonders sensible Daten: Identität, Vergütung, Karriere, soziale Informationen. Anbieter wie MyPeopleDoc heben ein hohes Sicherheitsniveau hervor: Datenverschlüsselung (Typ AES-256), TLS-Protokolle für den Datenaustausch, zertifizierte Rechenzentren, strenge Zugangskontrollen und regelmäßige Audits.

Diese Einrichtungen sind in einem klar definierten regulatorischen Rahmen verankert. Die CNIL erinnert daran, dass die Dienste des digitalen Tresors die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der Daten gewährleisten müssen und dass der Anbieter ohne die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers keinen Zugriff auf den Inhalt des Tresors haben darf. Die ANSSI schlägt ihrerseits einen nationalen Zertifizierungsrahmen für diese Dienste sowie technische Empfehlungen zur Verschlüsselung und Sicherung vor.

Die CNIL ist der Ansicht, dass ein digitaler Tresor, der für Privatpersonen bestimmt ist – wie es bei Arbeitnehmern der Fall ist – einen Speicherplatz darstellen muss, dessen Zugang auf den Nutzer und die von ihm benannten Personen beschränkt ist. Die Daten müssen in allen Phasen verschlüsselt werden: Übertragung, Speicherung, Sicherung. ite>CNIL, Empfehlung zu digitalen Tresoren, 2013-2020

Auf der Nutzungsseite zeigen aktuelle Barometer, dass 69 % der Arbeitnehmer, die einen digitalen HR-Tresor verwenden, Vertrauen in die Sicherheit ihrer HR-Dokumente haben, mit einer besonders starken Akzeptanz in großen Unternehmen und mittelständischen Unternehmen. Dieses Vertrauen beruht sowohl auf der Technologie als auch auf der Pädagogik: Transparenz bei der Verarbeitung, klare Information über die Aufbewahrungsdauer, Erinnerung an die Rechte (Zugang, Berichtigung, Widerspruch).

MyPeopleDoc & PeopleDoc Preise: Wie werden sie berechnet?

Für die Mitarbeiter bleibt der Zugang zum MyPeopleDoc-Portal und zu 10 GB Speicherplatz kostenlos, auch nach Beendigung des Arbeitsvertrags. Auf Arbeitgeberseite folgt MyPeopleDoc/PeopleDoc einer SaaS-Lizenzlogik: anfängliche Implementierungskosten, jährliches Abonnement basierend auf der Anzahl der Mitarbeiterakten, eventuell Optionen für Onboarding, Case Management oder erweiterte Konnektoren. Die Anbieter kommunizieren selten detaillierte öffentliche Preise und bevorzugen eine Fall-zu-Fall-Betrachtung.

Um das Budget abzuschätzen, rechnen viele Unternehmen mit den Gesamtkosten des Besitzes über 3 bis 5 Jahre: Projektkosten, Lizenzen, Wartung, aber auch erwartete Einsparungen (Druck, Postversand, physische Archivierung, HR-Zeit). Einige Studien zeigen, dass die Amortisationszeit von Projekten zur Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen oft zwischen 18 und 36 Monaten liegt, abhängig von der Mitarbeiterzahl und dem erreichten Automatisierungsgrad.

Methode und Tipps zur Auswahl dieser Art von Lösung

Um MyPeopleDoc/PeopleDoc mit anderen digitalen HR-Tresoren zu vergleichen, stützen sich HR- und IT-Abteilungen meist auf eine Analyse mit mindestens fünf Kriterien: Sicherheit, Mitarbeitererfahrung, Funktionsumfang, HRIS-Integration und Gesamtkosten. Die Informationen stammen hauptsächlich aus Anbieter-Dokumentationen, Integratoren und Kundenfeedbacks, veröffentlicht zwischen 2023 und 2025.

• Sicherheit & Compliance: Zertifizierungen, Datenlokalisierung, dokumentierte DSGVO-Konformität.
• Mitarbeitererfahrung: einfache Aktivierung des Mitarbeiterportals, mobil, Barrierefreiheit, klare Benachrichtigungen.
• HR-Funktionalitäten: Portal, Wissensdatenbank, Case Management, Reporting.
• HRIS-Integration: Standard-Konnektoren, APIs, Identitäts- und Rollenmanagement.
• Begleitung: Projektunterstützung, Schulung, Nutzer-Community und Dokumentation.
• Skalierbarkeit: Fähigkeit, Wachstum, Fusionen und neue Bereiche zu begleiten.

Ein pragmatischer Ansatz besteht darin, einen Pilotversuch in einem begrenzten Bereich zu starten: eine Tochtergesellschaft, eine Abteilung oder ein Land. Dieser Pilot ermöglicht die Validierung der Qualität der Erfahrung mit dem digitalen HR-Tresor, die Anpassung der Dokumentengovernance und die Messung der Einsparungen (Bearbeitungszeit, reduzierte Ausdrucke, weniger wiederkehrende Anfragen). Das in dieser Phase gesammelte Nutzerfeedback sollte die Roadmap für eine Erweiterung über 12-24 Monate informieren.

Lösungen für digitale HR-Tresore wie MyPeopleDoc sind Teil einer größeren digitalen Transformationsbewegung. Ihr Erfolg beruht ebenso auf der Qualität der Technologie wie auf dem Engagement der Führungskräfte und HR-Teams, die zu Botschaftern des Portals bei den Mitarbeitern werden. ite>Studien und Kundenberichte UKG HR Service Delivery, 2018-2025

FAQ MyPeopleDoc / PeopleDoc 2025

MyPeopleDoc und PeopleDoc, ist das dasselbe?

MyPeopleDoc bezeichnet hauptsächlich den digitalen HR-Tresor und das Mitarbeiterportal. PeopleDoc war der Name des Herausgebers und der HR-Serviceplattform vor der Integration in die UKG-Gruppe. Heute wird die Technologie unter der Marke UKG HR Service Delivery vermarktet, aber der Begriff „PeopleDoc“ wird von den Nutzern und in der Dokumentation weiterhin häufig verwendet.

Ist MyPeopleDoc wirklich kostenlos für die Mitarbeiter?

Ja. Der Zugang zum MyPeopleDoc-Portal und zum digitalen Tresor bleibt für den Mitarbeiter kostenlos, mit einem Speicherplatz von etwa 10 GB und lebenslangem Zugang, auch nach Beendigung des Arbeitsvertrags oder einem Arbeitgeberwechsel. Die Kosten trägt das Unternehmen, das die Lösung beim Herausgeber oder dessen Integrator abonniert.

Wie melde ich mich bei meinem MyPeopleDoc-Konto an?

Die Anmeldung erfolgt in der Regel über die Adresse www.mypeopledoc.com oder einen vom Arbeitgeber bereitgestellten Link. Nach der ersten Aktivierung des Kontos (über eine Einladung) verwenden Sie die gewählte E-Mail-Adresse als Benutzername und ein Passwort. Je nach Einstellungen kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangt werden. Im Zweifelsfall bleibt das Hilfsportal oder der HR-Service Ihres Unternehmens der Ansprechpartner.

Was tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe oder meine E-Mail-Adresse geändert habe?

Im Falle eines vergessenen Passworts nutzen Sie den Link „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite. Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf die zugeordnete E-Mail-Adresse haben oder Ihr Konto nie aktiviert haben, ist es am effektivsten, die Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung zu kontaktieren, die eine neue Einladung senden oder ein Verfahren zur Adressänderung einleiten können.

Entspricht MyPeopleDoc der DSGVO?

MyPeopleDoc entspricht dem DSGVO und den Empfehlungen der CNIL bezüglich digitaler Tresore. Die Daten werden in sicheren Infrastrukturen gehostet, sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und unterliegen Aufbewahrungsregeln, die mit dem Arbeitgeber festgelegt wurden. Der Mitarbeiter behält seine Zugriffs-, Berichtigungs- und in bestimmten Fällen Widerspruchs- oder Einschränkungsrechte bei der Verarbeitung.

Haben elektronische Gehaltsabrechnungen denselben Wert wie Papierdokumente?

Ja, sofern die Lösung die Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs und die Empfehlungen der CNIL für elektronische Gehaltsabrechnungen erfüllt. Die elektronische Abrechnung hat denselben Beweiswert wie die Papierabrechnung, vorausgesetzt, sie wird unter angemessenen Sicherheits- und Verfügbarkeitsbedingungen bereitgestellt und der Mitarbeiter wurde informiert. Tresore wie MyPeopleDoc erfüllen genau dieses Ziel.

Kann ein Unternehmen MyPeopleDoc seinen Mitarbeitern vorschreiben?

Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen unterliegt einem spezifischen Rahmen. In der Praxis holen viele Unternehmen die explizite Zustimmung der Mitarbeiter ein, bevor sie ihre Abrechnungen in einen digitalen HR-Tresor überführen, oder bieten ein Widerspruchsrecht an. Die genauen Modalitäten müssen mit dem Tarifvertrag, der Rechtsabteilung und der aktuellen Dokumentation der CNIL und des Arbeitsministeriums geprüft werden.

Eignet sich MyPeopleDoc für Kleinstunternehmen (TPE)?

Technisch ja, aber die Anfangsinvestition kann für sehr kleine Strukturen weniger geeignet sein. Umfragen zeigen, dass Kleinstunternehmen noch weniger mit digitalen Tresoren ausgestattet sind als KMU, mittlere Unternehmen oder Großkonzerne. Ein Kleinstunternehmen, das startet, kann auch die Tresorangebote seiner Lohnabrechnungslösung oder von stärker gemeinschaftlich genutzten Anbietern prüfen, bevor es eine so umfassende Plattform wie PeopleDoc/UKG in Betracht zieht.

Was passiert mit PeopleDoc nach der Übernahme durch UKG?

PeopleDoc wurde 2018 von Ultimate Software übernommen und anschließend in die UKG-Gruppe nach der Fusion mit Kronos integriert. Die Marke PeopleDoc wird schrittweise durch UKG HR Service Delivery ersetzt, aber die Technologie entwickelt sich unter diesem neuen Namen weiter. Für bestehende Kunden bedeutet dies vor allem eine Erweiterung des Ökosystems (Integrationen, Support, Produktinnovationen) und keine funktionale Bruchstelle.

Wie bereitet man einen Wechsel von einem anderen HR-Tresor vor?

Ein Werkzeugwechsel erfordert die Antizipation der Dokumentenmigration, die Übernahme der Zugriffsrechte und die Kommunikation an die Mitarbeiter.

Die Herausgeber empfehlen, diese Art der Migration über mehrere Monate zu planen, ausgehend von einem genauen Inventar der Volumina, Aufbewahrungsfristen und Indexierungsregeln. Es ist auch sinnvoll, eine Phase des doppelten Zugriffs vorzusehen, während der das alte und das neue digitale Tresor parallel verfügbar bleiben.

Welche Alternativen gibt es zu MyPeopleDoc?

Der französische Markt umfasst mehrere digitale HR-Tresore, die von Gehaltsabrechnungsanbietern, Banken oder Archivierungsspezialisten angeboten werden. Die wichtigsten Alternativen unterscheiden sich durch ihre funktionale Tiefe (einfacher Tresor vs. vollständige HR-Service-Delivery-Plattform), ihre SIRH-Integration und ihre Preisgestaltung. MyPeopleDoc/PeopleDoc bleibt eine der historischen Referenzen, insbesondere für Organisationen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern und komplexen HR-Prozessen.

Nächste Schritte: MyPeopleDoc in Ihrem Unternehmen einführen

Sie haben die Vorteile des digitalen Tresors MyPeopleDoc für Ihre Organisation erkannt? So strukturieren Sie Ihr Projekt zur HR-Digitalisierung:

1. Bedarf bewerten: Anzahl der Mitarbeiter, erforderliche SIRH-Integrationen, Projektbudget, Implementierungszeitraum.
2. Pilotversuch durchführen: Einführung an einem Standort oder in einer Abteilung (Dauer: 4-8 Wochen), um die Benutzererfahrung zu validieren.
3. Vollständige Einführung planen: ROI schätzen, HR-Teams schulen, Kommunikation vorbereiten.
4. Akzeptanz fördern: Kommunikation mit den Mitarbeitern, dedizierten Support vorsehen, erste Erfolge messen.